La trasmissione telematica dei documenti informatici secondo il CAD

Posted onAuthorNicola Nappi

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Nell’era digitale in cui viviamo, la trasmissione di documenti informatici per via telematica è diventata una pratica sempre più diffusa e necessaria. Il quadro normativo di riferimento in Italia per regolare la gestione dei documenti informatici e le modalità di trasmissione telematica è senz’altro rappresentato dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD). 

Fine di questo contributo è allora quello di esaminare le disposizioni del CAD in merito alla trasmissione per via telematica di un documento informatico, analizzando le principali norme e procedure da seguire.

Innanzitutto va detto che il CAD, all’articolo 1, lett. p), definisce il documento informatico come “ogni rappresentazione informatica o multimediale di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”. Questa definizione ampia, di cui già si è detto in un precedente contributo (premere qui per leggerlo) include sia i documenti creati in formato digitale fin dall’origine, sia quelli che sono stati digitalizzati per renderli consultabili e trasmissibili in formato elettronico.

Nel Codice dell’Amministrazione Digitale, poi, sono definiti i requisiti tecnici e le modalità operative per garantire l’autenticità, l’integrità e la validità giuridica dei documenti elettronici. Nello specifico, il CAD prevede che la trasmissione di un documento informatico possa avvenire tramite posta elettronica certificata (PEC), firma digitale, marca temporale o sistema di interscambio (SDI). La scelta del mezzo di trasmissione dipende dalla natura e dalla finalità del documento, nonché dalle esigenze del destinatario. La trasmissione per via telematica di un documento informatico comporta alcuni vantaggi, come la riduzione dei costi, dei tempi e degli errori, la semplificazione delle procedure e la maggiore sicurezza e tracciabilità delle comunicazioni.

Ad esempio, se si vuole inviare una fattura elettronica a un cliente, si può utilizzare il sistema di interscambio (SDI), che consente di trasmettere il documento in formato .XML, con firma digitale e marca temporale, al sistema dell’Agenzia delle Entrate, che dopo averlo verificato lo inoltra al destinatario.

Fondamentale è definire il momento preciso della spedizione e quello della ricezione del documento informatico:

  • il documento informatico si intende spedito dal mittente se è inviato al proprio gestore;
  • si ha invece la consegna al destinatario quando il documento è reso disponibile all’indirizzo elettronico da questi dichiarato, ossia nella casella di posta elettronica del destinatario, messa a disposizione dal gestore e da questo momento si producono gli effetti giuridici.

Il CAD stabilisce poi alcuni requisiti fondamentali che devono essere rispettati per garantire la validità e l’integrità della trasmissione telematica dei documenti informatici. Tra i principali requisiti si possono citare:

  1. autenticità: i documenti trasmessi devono essere autentici, ossia devono garantire l’identificazione certa del mittente e del destinatario;
  2. integrità: I documenti devono essere trasmessi senza subire modifiche o alterazioni non autorizzate;
  3. tempestività: La trasmissione telematica deve avvenire nel rispetto dei tempi e delle scadenze previste dalle norme applicabili;
  4. sicurezza: I documenti devono essere trasmessi in modo sicuro per garantire la riservatezza delle informazioni contenute e prevenire accessi non autorizzati.

Al fine di garantire i primi due requisiti, il CAD prevede l’utilizzo della firma digitale e della marca temporale. La firma digitale, di cui si è già discusso della natura (premere qui per leggere l’articolo) e della sua efficacia (premere qui per leggere l’articolo), permette di attribuire univocamente un documento a un mittente e di verificare l’integrità del contenuto. La marca temporale, invece, attesta l’esistenza di un documento in un determinato momento, fornendo una prova dell’antecedente esistenza del documento stesso.

Infine, un ultimo aspetto fondamentale regolato dal CAD che merita menzione è quello della conservazione sostitutiva dei documenti informatici. Questa modalità consente di sostituire il documento cartaceo con la sua versione digitale, garantendo l’integrità e l’accessibilità nel tempo. La conservazione sostitutiva si basa su una serie di requisiti tecnici e normativi che devono essere rispettati per assicurare l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità e la reperibilità dei documenti informatici nel tempo. Tra i vantaggi della conservazione sostitutiva ci sono la riduzione dei costi e degli spazi di archiviazione, la maggiore sicurezza e protezione dei documenti, la facilità di accesso e consultazione, il rispetto dell’ambiente e delle norme sulla privacy. Un esempio tipico di conservazione sostitutiva è quello delle fatture elettroniche, che devono essere conservate in formato digitale per almeno 10 anni, secondo il decreto legislativo 127/2015.

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Nicola Nappi

⚖️ Diritto commerciale, assicurativo, bancario, delle esecuzioni, di famiglia. Diritti reali, di proprietà, delle locazioni e del condominio. IT Law. a Studio Legale Nappi
*Giurista, Master Universitario di II° livello in Informatica Giuridica, nuove tecnologie e diritto dell'informatica, Master Universitario di I° livello in Diritto delle Nuove Tecnologie ed Informatica Giuridica, Corso di Specializzazione Universitario in Regulatory Compliance, Corso di Specializzazione Universitario in European Business Law, Corso di Perfezionamento Universitario in Criminalità Informatica e Investigazioni digitali - Le procedure di investigazione e di rimozione dei contenuti digitali, Corso di Perfezionamento Universitario in Criminalità Informatica e Investigazioni digitali - Intelligenza Artificiale, attacchi, crimini informatici, investigazioni e aspetti etico-sociali, Master Data Protection Officer, Consulente esperto qualificato nell’ambito del trattamento dei dati.