Nel procedimento davanti all’Arbitro Assicurativo, la valutazione transattiva non è un’attività esterna al sistema, anzi. Il D.M. 6 novembre 2024, n. 215 costruisce infatti un meccanismo economico che incentiva l’impresa o l’intermediario a formulare offerte conciliative tempestive e ragionevoli.
Il punto non riguarda soltanto il valore della controversia. Riguarda il costo complessivo della gestione del reclamo, il rischio di soccombenza, il contributo alle spese della procedura, l’eventuale rimborso del contributo versato dal ricorrente, la pubblicità dell’inadempimento e, più in generale, la qualità della relazione con la clientela.
Per imprese, intermediari, uffici reclami e liquidatori, transigere prima del ricorso può convenire quando la proposta è fondata su una valutazione istruttoria seria, documentata e coerente con il rischio di soccombenza nell’arbitrato. Una proposta solo difensiva, tardiva o non calibrata può invece non produrre gli effetti economici attesi.
I tre livelli economici da distinguere
La disciplina contiene almeno tre livelli di costo.
Il primo riguarda il contributo dovuto dalla clientela per presentare il ricorso. Il decreto ministeriale 31 agosto 2021 prevede che il ricorso ai sistemi stragiudiziali ex art. 187.1 cod. ass. sia gratuito per la clientela, salvo il versamento di un contributo alle spese della procedura pari a 20 euro, rimborsato dall’impresa o dall’intermediario in caso di soccombenza con accoglimento totale o parziale del ricorso.
Il secondo livello riguarda il contributo alle spese della procedura posto a carico dell’operatore. L’art. 7, comma 3, del D.M. n. 215/2024 stabilisce che, salvo i casi previsti dal comma 4, la decisione che accoglie in tutto o in parte il ricorso dispone che l’impresa versi 200 euro e l’intermediario 100 euro quale contribuato alle spese della procedura.
Il terzo livello è indiretto ma spesso più rilevante: tempo interno, legale esterno, coinvolgimento della rete distributiva, gestione delle controdeduzioni, rischio reputazionale in caso di mancata esecuzione e possibile effetto seriale su controversie analoghe. Questo terzo livello non è quantificato dal decreto, ma è il più importante nella valutazione manageriale.
L’offerta prima del ricorso: il massimo effetto utile
L’art. 7, comma 4, lett. a), del D.M. n. 215/2024 prevede che i contributi a carico dell’impresa o dell’intermediario non siano dovuti se la decisione sul ricorso riconosce al ricorrente un importo uguale o inferiore a quello della proposta conciliativa formulata dall’impresa o dall’intermediario prima della presentazione del ricorso e rifiutata dal ricorrente.
E qui veniamo al tema centrale di questa breve analisi. La proposta pre-ricorso produce due possibili effetti. Se viene accettata, evita il procedimento. Se viene invece rifiutata, ma il Collegio riconosce al ricorrente un importo uguale o inferiore, l’operatore evita il contributo alle spese della procedura previsto dall’art. 7, comma 3.
Il vantaggio è evidente, ma non automatico. Affinché il meccanismo funzioni, la proposta deve essere formulata prima della presentazione del ricorso, deve essere conciliativa, deve essere rifiutata dal ricorrente e deve risultare comparabile con l’importo poi riconosciuto dalla decisione. Il decreto non è che disciplini nel dettaglio forma, contenuto e modalità di prova della proposta, ed è proprio per questo, il presidio documentale diviene essenziale.
Una proposta formulata telefonicamente, non tracciata o non collegabile alla controversia rischia di essere difficilmente valorizzabile. Una proposta scritta, motivata, con importo chiaro, termini di accettazione, oggetto definito e prova di ricezione offre invece una base più solida.
Quando conviene proporre prima del ricorso
La proposta conciliativa pre-ricorso è da valutare soprattutto quando l’impresa o l’intermediario riconoscono un rischio di accoglimento almeno parziale.
Il caso tipico è quello in cui il reclamo evidenzi una debolezza documentale della posizione assunta: una motivazione di diniego incompleta, una clausola applicata in modo non lineare, una comunicazione ambigua della rete distributiva, una quantificazione liquidativa esposta a contestazione o un ritardo difficilmente giustificabile.
In questi casi, la proposta non dovrebbe essere letta come una rinuncia difensiva, ma come uno strumento di gestione del rischio. L’arbitrato assicurativo, lo abbiamo detto più volte, è un procedimento meramente documentale: se il fascicolo contiene una criticità già visibile nella fase reclamo, è probabile che la stessa criticità emerga poi davanti al Collegio.
L’offerta è invece meno utile quando la domanda è manifestamente estranea alla competenza dell’Arbitro, supera i limiti di valore, richiede accertamenti istruttori incompatibili con il procedimento o introduce doglianze non presenti nel reclamo. In tali ipotesi, la priorità può essere attendere la proposizione del ricorso per elevare contestazione di ammissibilità o procedibilità, e non la transazione.
La proposta dopo il ricorso: effetto ridotto, ma ancora rilevante
Il D.M. n. 215/2024 distingue l’offerta formulata prima del ricorso da quella formulata dopo. L’art. 7, comma 4, lett. b), stabilisce che i contributi a carico dell’impresa o dell’intermediario siano dimezzati se la decisione riconosce al ricorrente un importo uguale o inferiore a quello della proposta conciliativa formulata dopo la presentazione del ricorso e rifiutata dal ricorrente.
La differenza è chiara: prima del ricorso, l’effetto può essere l’esclusione del contributo, dopo il ricorso, l’effetto è il dimezzamento. Il sistema premia quindi la tempestività.
Ciò non significa che l’offerta post-ricorso sia inutile. Può essere anzi opportuna quando, una volta ricevuto il ricorso, emergano elementi non adeguatamente considerati in fase reclamo, come un documento già presente ma non valorizzato, o una replica del cliente più chiara, o ancora un errore nella quantificazione, oppure una posizione dell’intermediario che modifichi il quadro istruttorio.
Occorre però evitare un equivoco che potrebbe presentare elevati profili di rischio. La proposta post-ricorso non sospende automaticamente i termini difensivi. L’impresa o l’intermediario devono comunque predisporre le controdeduzioni nei termini dell’art. 10 del D.M. n. 215/2024, che sono perentori. La valutazione transattiva deve quindi correre in parallelo alla difesa, non sostituirla.
Le proposte conciliative del Collegio
Diversa è la proposta conciliativa formulata dal Collegio. L’art. 11, comma 6, del D.M. n. 215/2024 prevede che il Collegio possa formulare proposte conciliative, comunicate alle parti dalla segreteria tecnica. Decorsi dieci giorni dalla comunicazione, in assenza di adesione delle parti, la decisione prosegue davanti al Collegio. In tal caso tale termine non è computato nel termine previsto per la decisione.
L’art. 11, comma 7, aggiunge che il Collegio dichiara la cessazione della materia del contendere in caso di sopravvenuto accordo tra le parti o di accettazione della proposta conciliativa del Collegio.
Questa proposta ha una funzione diversa dall’offerta formulata dall’impresa o dall’intermediario ai fini dell’art. 7. La prima nasce dal Collegio e può chiudere il procedimento se accettata. La seconda è una proposta dell’operatore, rilevante anche per modulare o azzerare il contributo alle spese della procedura, se la decisione finale riconosce un importo uguale o inferiore.
Nella pratica, quando arriva una proposta del Collegio, l’impresa deve trattarla come un momento decisionale autonomo: valutazione del merito, confronto con l’esposizione economica, impatto reputazionale, coerenza con pratiche analoghe e autorizzazioni interne.
La proposta deve essere coerente con il reclamo
Il ricorso all’Arbitro Assicurativo deve avere il medesimo oggetto del reclamo, ne abbiamo già diffusamente parlato in un precedente contributo (premere qui per leggere) salva la possibilità di chiedere il risarcimento del danno come conseguenza immediata e diretta del comportamento già evidenziato.
Anche la proposta conciliativa dovrebbe muoversi entro questo perimetro. Una proposta che non affronta la doglianza effettiva rischia di essere irrilevante sul piano relazionale e poco utile sul piano procedurale. Se il cliente contesta il mancato pagamento dell’indennizzo, un’offerta sulle sole spese accessorie può non incidere sul nucleo del futuro ricorso. Così come se la doglianza riguardasse una condotta distributiva, una proposta meramente liquidativa potrebbe non chiudere il rischio.
Per questo, la proposta deve essere costruita partendo dal reclamo: che cosa chiede il cliente, quale documento contesta, quale comportamento imputa all’impresa o all’intermediario, quale importo domanda, quale interesse concreto intende soddisfare.
Offerte conciliative e rischio reputazionale
Una proposta conciliativa non serve solo a ridurre un contributo di 200 o 100 euro, sembra quasi superfluo affermarlo, ma serve piuttosto a prevenire la prosecuzione di controversie che, se decise sfavorevolmente e non eseguite, possono produrre effetti reputazionali.
L’art. 12 del D.M. n. 215/2024 prevede che l’impresa o l’intermediario eseguano la decisione entro trenta giorni dalla comunicazione e trasmettano nei cinque giorni successivi la documentazione dell’adempimento e che la mancata comunicazione equivale a inadempienza, come abbiamo più diffusamente detto in un precedente contributo (premere qui per leggere). L’inosservanza è pubblicata sul sito dell’Arbitro per cinque anni e poi, per sei mesi, anche sul sito dell’impresa o dell’intermediario.
La transazione pre-ricorso, quando fondata, può quindi evitare non solo il costo procedurale ma anche l’ingresso della controversia in un circuito decisionale pubblico. Questo non significa transigere sempre. Significa valutare, caso per caso, se la prosecuzione del contrasto sia razionale rispetto a importo, probabilità di soccombenza, ripetitività della questione e rischio reputazionale.
Nicola Nappi
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