La decisione dell’Arbitro Assicurativo non chiude automaticamente il fascicolo interno dell’impresa o dell’intermediario. Al contrario, apre una fase ulteriore, con termini propri, documenti da produrre e un rischio reputazionale espressamente disciplinato.
Il D.M. 6 novembre 2024, n. 215 prevede che impresa o intermediario diano esecuzione alla decisione arbitrale entro trenta giorni dalla comunicazione e che, nei successivi cinque giorni, trasmettano alla segreteria tecnica apposita documentazione. Da tenere ben presente è che l’eventuale mancata comunicazione dell’avvenuto adempimento equivale a inadempienza.
Per funzioni sinistri, reclami, legale, compliance e comunicazione istituzionale, qui il profilo operativo è alquanto netto: la gestione dell’arbitrato assicurativo non termina con la decisione motivata, termina solo quando esecuzione, prova dell’adempimento e comunicazioni alla segreteria sono state presidiate e archiviate.
La decisione motivata e il passaggio alla fase esecutiva
Il D.M. n. 215/2024 prevede che la decisione del ricorso sia motivata e comunicata alle parti dalla segreteria tecnica. Da quel momento, se la decisione richiede un’attività dell’impresa o dell’intermediario, si apre il termine di trenta giorni per l’esecuzione.
La disciplina non consente di trattare questa fase come una valutazione eventuale o meramente reputazionale. La norma utilizza una formulazione alquanto prescrittiva: l’impresa o l’intermediario “danno esecuzione” alla decisione. Il sistema non prevede, almeno sino ad oggi, una qualificazione della decisione come titolo esecutivo in senso processuale. Il presidio espressamente previsto dal regolamento è diverso: l’inadempimento viene reso pubblico secondo le modalità dell’art. 12.
Ne deriva una distinzione importante. La decisione dell’Arbitro Assicurativo non deve essere gestita come una sentenza, ma non può neppure essere archiviata come un semplice parere. Per l’organizzazione aziendale è un atto che, in caso di soccombenza, attiva un obbligo regolamentare di esecuzione e un correlato obbligo di prova.
Trenta giorni per eseguire, cinque giorni per provare
L’art. 12 del D.M. n. 215/2024 introduce un duplice termine temporale: trenta giorni dalla comunicazione della decisione per eseguire; cinque giorni successivi per trasmettere alla segreteria tecnica la documentazione dell’avvenuto adempimento.
Questi due momenti non coincidono. Il pagamento, la rettifica, l’attività dovuta o l’adempimento richiesto dalla decisione devono essere completati entro il primo termine. La dimostrazione dell’adempimento deve essere trasmessa alla segreteria entro il secondo.
Il rischio operativo nasce proprio da questa distinzione. Un’impresa potrebbe avere adempiuto nei confronti del ricorrente, ma non aver comunicato tempestivamente la prova alla segreteria tecnica. Ma il regolamento qui è esplicito: ai fini della pubblicità dell’inadempimento, la mancata comunicazione dell’avvenuto adempimento equivale a inadempienza.
Il presidio interno deve quindi separare tre attività: eseguire la decisione, raccogliere la prova dell’esecuzione e inviare la documentazione alla segreteria. Se una sola di queste fasi resta senza responsabile, la pratica non può dirsi chiusa.
Quale prova dell’adempimento
Il regolamento ministeriale parla di “apposita documentazione” senza però elencare in modo tassativo quali documenti debbano essere trasmessi. Le disposizioni tecniche IVASS precisano che la comunicazione di avvenuta esecuzione può essere effettuata anche tramite le rispettive associazioni di categoria o altra associazione di riferimento. La segreteria tecnica acquisisce le comunicazioni e, ove ne ravvisi l’esigenza, invita le parti a fornire chiarimenti entro trenta giorni.
Questa disciplina ci sembra suggerire una regola prudenziale, e cioè che la prova deve essere autosufficiente e coerente con il contenuto della decisione. Se la decisione dispone il pagamento di una somma, la documentazione dovrà rendere verificabili importo, beneficiario, data, causale e riferibilità al ricorso. Se la decisione impone una diversa attività, la prova dovrà dimostrare che quella specifica attività sia stata effettivamente eseguita.
Non è sufficiente un’attestazione interna generica. La documentazione dovrebbe consentire alla segreteria tecnica di comprendere che l’adempimento è integrale, tempestivo e collegato alla decisione. In caso di dubbi, la segreteria può chiedere chiarimenti, ma questa possibilità non dovrebbe essere trasformata in una fase ordinaria di completamento tardivo del fascicolo.
Correzione di errori materiali: non un riesame del merito
Le disposizioni IVASS prevedono anche che ciascuna parte possa chiedere la correzione di meri errori materiali e di calcolo contenuti nella decisione entro trenta giorni dalla ricezione della decisione completa della motivazione. La segreteria tecnica ne dà comunicazione all’altra parte e rimette la richiesta al Presidente affinché provveda.
Il punto deve essere gestito con particolare attenzione. La richiesta di correzione non è e non può essere chiaramente un mezzo di impugnazione e non consente quindi un riesame del merito. La stessa formulazione della disposizione limita l’intervento ai meri errori materiali e di calcolo.
Sul piano operativo, la decisione dovrebbe quindi essere sottoposta subito, a nostro sommesso avviso, a due controlli distinti. Il primo riguarda l’esecuzione, e cioè che cosa occorre fare, entro quando e con quale prova. Il secondo riguarda invece eventuali errori materiali o di calcolo che se emergono, va valutata tempestivamente l’istanza di correzione. Confondere i due piani può generare ritardi nell’adempimento e aumentare il rischio di pubblicità dell’inadempimento.
La pubblicità dell’inadempimento
La conseguenza principale della mancata esecuzione, o della mancata comunicazione della prova, è la pubblicità. L’art. 12 stabilisce che l’inosservanza sia resa nota, nel rispetto della disciplina in materia di trattamento dei dati personali, mediante pubblicazione in apposita sezione del sito internet dell’Arbitro Assicurativo per cinque anni. Entro quindici giorni dalla pubblicazione sul sito dell’Arbitro, l’impresa o l’intermediario devono darne a loro volta pubblicità per sei mesi in apposita sezione della pagina iniziale del proprio sito, informando senza indugio la segreteria tecnica.
Le disposizioni attuative aggiungono due importanti precisazioni operative. Se l’intermediario non ha un proprio sito internet, assolve l’obbligo mediante affissione di apposita comunicazione nei propri locali. Inoltre, trascorsi trenta giorni dalla pubblicazione sul sito dell’Arbitro senza che sia pervenuta alla segreteria la comunicazione dovuta dall’impresa o dall’intermediario, sul sito dell’Arbitro viene annotata la mancata ricezione di tale comunicazione.
Il rischio non è quindi limitato all’inadempimento originario. Esiste anche un rischio da cattiva gestione della pubblicità, dato dalla mancata pubblicazione sul sito aziendale, mancata comunicazione alla segreteria, inadeguato presidio dei tempi o mancata conservazione dell’evidenza.
Il rischio reputazionale non è un effetto collaterale
Il meccanismo previsto dall’art. 12 è costruito espressamente sulla reputazione. La pubblicazione per cinque anni sul sito dell’Arbitro, unita all’obbligo di pubblicità per sei mesi sulla pagina iniziale del sito dell’impresa o dell’intermediario, rende l’inadempimento visibile a clienti, distributori, controparti commerciali e stakeholder istituzionali.
In dottrina, vi è chi ha sottolineato che la pubblicità dell’inadempimento espone l’operatore a un rischio significativo di perdita di credibilità verso clienti attuali e potenziali, partner commerciali e autorità di vigilanza. Effettivamente la prospettiva di essere indicati come inadempienti sul sito dell’Autorità e sul proprio sito viene letta come forte incentivo a rispettare le decisioni dell’Arbitro.
Il punto non deve essere inteso però in termini allarmistici. L’inadempimento dovrebbe rimanere infatti un’ipotesi residuale. Ma proprio perché il sistema è costruito su rapidità, economicità ed effettività, la mancata esecuzione della decisione potrebbe assumere un significato che supera la singola controversia, segnalando un difetto di affidabilità nel rapporto con la clientela e nella gestione del precontenzioso.
Cancellazione della pubblicazione: tempi e presupposti
L’art. 12 prevede anche che, decorso il termine di cinque anni, la segreteria tecnica cancelli la pubblicazione. Cancellazione che può essere diposta dal Collegio prima della scadenza, su istanza di parte, solo in due ipotesi, e cioè se è intervenuta una sentenza definitiva dell’autorità giudiziaria favorevole all’impresa o all’intermediario, oppure se l’impresa o l’intermediario hanno comunicato l’adempimento integrale della decisione, anche tardivo, o il raggiungimento di un accordo documentato tra le parti.
Questa disciplina conferma quindi l’importanza della prova. Anche l’adempimento tardivo o l’accordo successivo devono essere documentati. Non basta che la controversia sia di fatto superata, ma occorre che il presupposto della cancellazione sia rappresentabile al Collegio con elementi verificabili.
Per l’operatore, la gestione del rischio reputazionale deve quindi includere anche una procedura di recovery: se l’inadempimento si è verificato, occorre valutare rapidamente l’adempimento tardivo, l’eventuale accordo e l’istanza di cancellazione, senza lasciare che la pubblicazione prosegua per inerzia.
Decisioni pubblicate e monitoraggio interno
Le disposizioni IVASS prevedono che le decisioni adottate dal Collegio siano pubblicate sul sito internet dell’Arbitro Assicurativo a cura della segreteria tecnica. La Relazione illustrativa evidenzia che tale pubblicità potrà consentire a imprese e intermediari di valutare i reclami ricevuti anche alla luce degli orientamenti espressi dalle principali decisioni arbitrali, ampliando al contempo il patrimonio informativo a disposizione dell’IVASS.
Questo profilo non riguarda soltanto la funzione legale. Le decisioni pubblicate possono incidere su reclami, liquidazioni, template di risposta, clausole critiche, condotte distributive e controlli interni. Non sono precedenti vincolanti in senso giudiziale, ma possono diventare un importante indicatore di rischio operativo.
Il monitoraggio delle decisioni dovrebbe quindi essere distinto dal monitoraggio degli inadempimenti. Il primo serve a prevenire nuovi ricorsi e adeguare le prassi interne, mentre il secondo serve a evitare o gestire l’esposizione reputazionale derivante dalla mancata esecuzione.
Insomma, la decisione dell’arbitro non è solo il risultato del procedimento, ma è l’inizio di una fase di adempimento regolato. Trenta giorni per eseguire, cinque giorni per provarlo, pubblicità dell’inadempimento e possibilità di cancellazione solo in presenza di presupposti documentati impongono una gestione strutturata.
Per imprese e intermediari, il rischio più concreto non è quindi soltanto non adempiere, ma adempiere senza provarlo, provarlo tardi o non presidiare le comunicazioni successive.
Nicola Nappi
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